Ce règlement intérieur a été adopté en conseil d’administration du 1er mars 2018.
PRÉAMBULE
L’association « ChanSi », a été déclarée à la Préfecture de Police du Rhône le 20 Mai 2016 sous le numéro W691090541 (paru le 4 juin 2016 au journal officiel, N° d’annonce : 01195). Elle a notamment pour objet la promotion du Taiji Quan et des activités théoriques ou pratiques affinitaires au Taiji Quan.
Afin de fournir un cadre exécutif aux actions de l’association « ChanSi », le présent règlement intérieur est établi.
Titre I. – Membres de l’association
Article 1er. – Obtention de la qualité de membre
1.1 Agrément des nouveaux membres
Conformément aux dispositions statutaires, pour être membre de l’association, il faut être agréé par le conseil d’administration.
Toutefois, afin d’alléger la tâche du conseil d’administration, l’agrément des nouveaux membres peut être réalisé par délégation du conseil d’administration par un seul des membres du conseil d’administration.
Dans le cas où le membre du conseil d’administration envisagerait de refuser l’agrément d’un nouveau membre, il devra en aviser au préalable le conseil d’administration ; le conseil statuera alors, en dernier ressort, dans les trois mois, sur l’agrément et avisera l’intéressé de la décision prise.
Le refus d’agrément par le conseil d’administration n’a pas à être motivé.
1.2 Coordonnées des Membres
Tout membre s’inscrivant à l’association doit communiquer son identité (nom, prénom et âge pour les personnes physiques) et ses coordonnées (adresse, adresse mail s’il en possède une) et pouvoir les justifier.
L’adhérent veille à ce que ses coordonnées soient à jour.
Ces données sont strictement confidentielles et réservées au fonctionnement interne de l’association. Seuls les membres du conseil d’administration ou des personnes approuvées par le Conseil y ont accès.
1.3 Devoir de réserve
Les membres de l’association et les membres du Conseil sont tenus à l’obligation de discrétion à raison des dossiers ou des faits dont ils ont connaissance lors des réunions ou des conversations échangées dans le cadre de leur adhésion ou mandat. Ils ne peuvent être déchargés de cette obligation que par une décision expresse du président.
Article 2 . – Catégories de membres
L’association est composée de trois catégories de membres :
- les membres adhérents ;
- les membres bienfaiteurs ;
- les membres d’honneurs.
2.1. – Membres adhérents
Les membres adhérents sont les membres ayant versé une cotisation annuelle dont le montant est fixée par l’annexe au règlement intérieur relative à cet effet, comme fixé par le conseil d’administration un mois avant le début d’exercice. Les membres adhérents le sont pour la durée de l’exercice en cours.
2.2. – Membres bienfaiteurs
Les membres bienfaiteurs sont les membres adhérents ayant versé un droit d’entrée et une cotisation annuelle dont les montants sont fixés par l’assemblée générale.
2.3. – Membres d’honneur
Les membres d’honneur sont désignés, en fonction de leurs mérites et des services qu’ils ont rendus à l’association, par le conseil d’administration.
Ils sont nommés pour une durée d’un an.
Ils sont dispensés du paiement de toute cotisation.
Les membres du conseil d’administration sont membres d’honneur de droit, jusqu’au terme de leur mandat.
Article 3 . – Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd par démission, décès, radiation pour non-paiement de la cotisation, pour motif grave ou par la signature d’un contrat (ou convention) avec l’association.
La qualité de membre adhérent se perd à la clôture de l’exercice, quelque soit sa date d’adhésion.
Lorsque la perte de la qualité de membre, quel qu’en soit le motif ou l’initiative, intervient en cours d’adhésion, aucun remboursement de cotisation, même partiel, ne pourra être exigé.
3.1. – Radiation pour non-paiement de la cotisation
La perte de la qualité de membre adhérent est effective dès l’expiration de la dernière adhésion.
L’adhésion expire lorsque n’est pas versée la cotisation pour l’année qui suit, ou lorsque le statut de membre d’honneur est échu et qu’il n’est pas prorogé ou remplacé par le versement d’une cotisation.
Plusieurs fois dans l’année, à l’appui de la liste des membres défaillants, le secrétaire procède à la suppression de leurs accès fournis par l’association (listes de diffusion « Mailing lists », sites internet dédiés aux membres, etc.). A ce titre le membre défaillant reçoit un email ou un courrier simple l’informant que dans la quinzaine suivante, si son statut n’a pas évolué, ses accès feront l’objet de suppressions.
3.2. – Radiation pour motif grave
La radiation d’un membre peut être prononcée par le conseil d’administration pour motif grave.
Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
une condamnation pénale pour crime ou délit ;
toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
Préalablement à toute décision de radiation d’un membre de l’association pour motif grave, le conseil d’administration exposera à l’intéressé, par mail s’il en possède un, soit par lettre recommandée avec demande d’avis de réception dans le cas contraire, les manquements qui lui sont reprochés et l’invitera à fournir au conseil toutes explications.
Le membre intéressé pourra, dans un délai de quinze jours à compter de la date de présentation de ladite lettre recommandée ou de l’email, soit adresser un mémoire écrit, soit demander à être entendu par le conseil.
Le conseil ne pourra se prononcer sur la radiation du membre intéressé qu’à l’expiration du délai de quinze jours ci-dessus défini, à la majorité des voix conformément aux statuts.
Le membre radié pourra exiger que l’appréciation de cette mesure soit soumise à la plus prochaine assemblée générale, devant laquelle il exposera ses justifications et qui statuera sur la radiation en dernier ressort.
3.3. – Démission – Décès
Le membre démissionnaire peut quitter l’association sur simple notification au président ou au secrétaire. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
En cas de décès, la qualité de membre disparaît avec la personne et ni les héritiers, ni les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
3.4. – Contrat de prestation (ou convention)
La signature d’un contrat de prestation (ou convention) entre un membre et l’association met fin au statut de membre, dès signature et ce quelle que soit la période de l’année où cela intervient. Il est possible de solliciter une ré-adhésion dès lors qu’un délai de 12 mois s’est écoulé entre la demande et la fin du dernier contrat, et s’il n’est pas prévu de nouveau contrat dans les 12 mois suivant la demande.
Seules les prestations non rémunérées, et après décision favorable du Conseil d’administration, pourront faire l’objet d’une dérogation.
Titre II. – Cotisations
Article 4 . – Fixation des cotisations
Conformément aux statuts, le montant de la cotisation annuelle des membres adhérents et des membres bienfaiteurs est décidée par délibération du conseil d’administration un mois avant l’exercice en cours et fait l’objet d’une annexe au règlement intérieur ré-édité lors de chaque exercice.
Plusieurs tarifs peuvent être proposés selon la situation personnelle, professionnelle et financière des membres, ainsi qu’en fonction des activités, soit unique soient cumulées, auxquelles les membres souhaitent participer.
Des activités peuvent être programmées après le début l’exercice. Les tarifs d’entrées sont alors ajoutés à l’annexe tarifaire, en cours d’exercice, et après avoir été approuvés par le conseil d’administration. Les montant sont calculés en équivalence des tarifs existant, et en fonction des coûts spécifiques.
La publication de l »annexe tarifaire est faite sur le site internet officiel de l’association ChanSi. Une version papier est également fourni aux adhérents en faisant la demande.
Article 5 . – Versement des cotisations
La cotisation annuelle est exigible au jour de l’adhésion. Un paiement en plusieurs fois est proposé à l’adhérent dans le cas d’une adhésion supérieure ou égal à 200€.
Le montant des chèques ne devront pas être inférieur à 100€. tous les chèques devront être remis à l’inscription.
Les encaissement sont espacés d’un mois et l’échelonnement ne pourra pas dépasser la fin de l’exercice.
En cas de difficulté financière particulière que l’intéressé pourra justifier, le conseil d’administration pourra consentir à d’avantage de facilités de paiement et d’avantage d’échelonnement sans dépasser la fin de l’exercice.
Titre III. – Administration
Article 6 . – Conseil d’administration
6.1. – Composition du conseil d’administration
L’association « ChanSi » est administrée par un conseil composé de 3 membres minimum et 9 maximum.
Les personnes morales, membres de l’assemblée générale, peuvent être nommées en qualité d’administrateur. Dans ce cas, elles doivent désigner une personne physique chargée de les représenter au conseil ; elles doivent communiquer à l’association, dans le mois qui suit leur nomination, par lettre simple, les coordonnées de la personne physique ainsi désignée.
Toute modification dans cette représentation doit être communiquée par lettre simple à l’association.
6.2 Mandat des administrateurs
Les administrateurs sont élus par l’assemblée générale pour un mandat d’une durée de 3 exercices comptables. Cette durée expirant à la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes portant sur le troisième exercice clos depuis leur nomination.
Ils sont choisis parmi les catégories de membres de l’association (membres adhérents, membres bienfaiteurs et membres d’honneur) à condition que ceux-ci (sauf les membres d’honneur qui ne paient pas de cotisation) soient à jour de leur cotisation un mois avant la date de tenue de l’assemblée. Ils sont rééligibles.
6.3 – La perte de la qualité d’administrateur et la révocation d’un administrateur
La qualité d’administrateur se perd par démission ou décès.
Un administrateur est révocable pour juste motif et en cas de perte de la qualité de membre de l’association, dans le respect des droits de la défense.
Préalablement à toute révocation d’un administrateur pour juste motifs ou en cas de perte de la qualité de membre de l’association, les autres membres du conseil d’administration exposeront à l’intéressé, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, les manquements qui lui sont reprochés et l’inviteront à fournir au conseil toutes explications.
L’administrateur intéressé pourra, dans un délai de quinze jours à compter de la date de présentation de ladite lettre recommandée, soit adresser un mémoire écrit, soit demander à être entendu par le conseil.
Le conseil ne pourra se prononcer sur la révocation de l’administrateur intéressé qu’à l’expiration du délai de quinze jours. L’administrateur dont la révocation est envisagée ne pourra pas participer au vote.
Cette mesure de révocation sera ratifiée par la plus prochaine assemblée générale.
6.4 – Processus électoral des administrateurs
Les candidats doivent annoncer publiquement leur candidature par écrit par mail ou courrier postal à l’association au moins 1 mois avant la tenue de l’assemblée générale.
Les candidats doivent se présenter sous leur identité civile.
Dans le cadre de l’assemblée générale, les membres de l’association votent pour chaque candidat individuellement.
Sont élus au conseil d’administration les candidats recueillant le plus de votes positifs à concurrence du nombre de places disponibles et à condition d’avoir obtenu plus de 50% des suffrages exprimés.
Si des ex-aequo font qu’il y a trop de candidats satisfaisant à ces critères au regard du nombre de places disponibles, l’ancienneté dans l’association départage les candidats ex- aequo (les candidats dont la durée d’adhésion est la plus longue en excluant les périodes d’interruption étant choisis en premier).
6.5 – Renouvellement des administrateurs
Le renouvellement des administrateurs aura lieu au cours de l’assemblée générale d’approbation des comptes de l’exercice au cours duquel le mandat de l’administrateur expire.
Les membres sortants sont rééligibles.
6.6 – Vacance d’un administrateur
Si un siège d’administrateur devient vacant entre deux assemblées générales, le conseil d’administration peut pourvoir au remplacement provisoire de ce membre, par cooptation. Les cooptations doivent être ratifiées par la plus prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres cooptés prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
6.7 – Convocation et tenue des réunions du conseil d’administration
Le Conseil se réunit physiquement au moins une fois au moins tous les six mois et chaque fois qu’il est convoqué par son président ou sur demande soit :
- du tiers des membres du conseil, ou
- du quart au moins des membres de l’association,
Le Conseil est convoqué par lettre simple, ou par e-mail, huit jours avant la date de la réunion.
La convocation indique l’ordre du jour et le lieu où se tiendra la réunion.
Toutefois, le conseil peut se réunir sur convocation verbale et l’ordre du jour peut n’être fixé que lors de la réunion, si tous les administrateurs sont présents à cette réunion et si leur consentement est recueilli sur la teneur de l’ordre du jour.
Il est tenu un registre de présence, qui est signé par les administrateurs participant à la séance du conseil.
6.8 – Délibérations du Conseil d’administration
Pour la validité des délibérations, la participation effective du tiers au moins des administrateurs est nécessaire.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres participants.
Chaque administrateur dispose d’une voix.
En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.
Un administrateur ne pourra pas disposer de plus de deux procurations.
Les délibérations du conseil sont constatées par des procès- verbaux, établis sans blancs ni ratures sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l’association ; ils sont signés par le président et le secrétaire.
Par exception, des décisions, des réunions ou des informations pourront rester confidentielles sur décision du conseil d’administration.
6.9 – Pouvoirs du conseil d’administration
Le conseil d’administration est investi de tout pouvoirs pour agir en toutes circonstances au nom de l’association, pour faire et autoriser tous actes et opérations qui entrent dans l’objet de l’association et qui ne sont pas réservés à l’assemblée générale.
Il prend toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l’association en ce qui concerne l’emploi des fonds, des ressources et autres biens dont dispose l’association.
Il fixe l’ordre du jour des assemblées et procède à leur convocation.
Il supervise les actions des membres du bureau et peut se faire rendre compte de leurs actes.
Il se prononce sur toutes les admissions et radiations de membres de l’association.
Cependant, le conseil délègue à chacun des administrateurs tous pouvoirs à l’effet de procéder à l’agrément des nouveaux membres de l’association. Toutefois, l’administrateur, dans le cas où il envisagerait de refuser l’agrément d’un nouveau membre, devra, au préalable, en aviser le conseil d’administration qui statuera en dernier ressort sur cet agrément.
Il se prononce sur un plan d’action tous les ans.
Le conseil d’administration pourra confier à un ou plusieurs de ses membres ou à des tiers, adhérents ou non, tous mandats spéciaux pour un ou plusieurs objets déterminés.
Article 7 . – Membres du bureau
Le conseil d’administration choisit parmi ses membres, et à la majorité, un bureau composé :
-
d’un président et si besoin est d’un vice-président ;
-
d’un secrétaire et si besoin est d’un secrétaire adjoint ;d’un trésorier et si besoin est d’un trésorier adjoint.
-
d’un trésorier et si besoin est d’un trésorier adjoint.
Un nouveau bureau est élu après chaque renouvellement de la moitié des sièges du Conseil d’administration ou sur proposition d’au moins un tiers des membres du Conseil d’administration.
En cas de vacance d’un membre du bureau, le Conseil d’administration peut pourvoir à son remplacement provisoire, par cooptation parmi les membres du Conseil.
Les pouvoirs des membres cooptés prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
7.1. – Président
Le président représente l’association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet.
Il a notamment qualité pour ester en justice. Il peut former tous appels ou pourvois.
Il ne peut transiger qu’avec l’autorisation du conseil d’administration statuant à la majorité.
Il préside toutes les assemblées et, en cas d’absence ou de maladie, il est remplacé par le vice-président et, en cas d’absence ou de maladie de ce dernier, par l’administrateur désigné à cet effet par le Conseil d’administration.
Il ordonnance les dépenses en conformité avec le budget arrêté par l’assemblée de l’association ;
toutefois, tout engagement hors budget d’un montant supérieur à 5 000 € (cinq mille euros) devra être soumis à autorisation préalable du conseil d’administration.
Le Président est habilité à donner toutes délégations de signature ou, dans la limite de ses pouvoirs statutaires, toutes délégations de pouvoirs à tout tiers pour un ou plusieurs objets déterminés.
Le Président peut notamment donner mandat au directeur exécutif sur les comptes de l’association, sous le contrôle du conseil d’administration, et dans la limite de ses propres prérogatives.
Par ailleurs, le conseil d’administration peut donner délégation au directeur exécutif pour représenter l’association dans tous les actes de la vie civile.
7.3. – Trésorier
Le trésorier exécute les dépenses et a la responsabilité de la gestion des fonds.
Il assure le respect du contrôle budgétaire dont les résultats sont communiqués au conseil d’administration.
Il remplit les obligations d’information financière à l’égard des membres de l’association auxquels il présente, au cours de l’assemblée générale, les comptes annuels et le budget de l’exercice en cours arrêtés par le conseil d’administration, ainsi que son rapport financier.
Il peut accorder toutes délégations de signature nécessaires au fonctionnement courant de l’association.
7.4. – Secrétaire
Le secrétaire assure les fonctions de secrétaire général et, à ce titre, il est chargé de la mise en œuvre des décisions prises par le conseil d’administration.
De manière générale, il exécute toutes les formalités et démarches incombant à l’association.
Il rédige les procès-verbaux des réunions des assemblées et des conseils d’administration et, en général, toutes les écritures concernant le fonctionnement de l’association, à l’exception des écritures comptables.
Article 8 . – Assemblée générale
8-1. Assemblée générale ordinaire
8-1.1 Composition de l’Assemblée générale ordinaire
L’assemblée générale de l’association comprend les membres d’honneur, les membres bienfaiteurs et les membres adhérents.
8-1.2 Convocation de l’Assemblée générale ordinaire
Elle se réunit au moins une fois par an.
Elle est convoquée par le conseil d’administration et à chaque fois que le quart au moins de ses membres en formule la demande.
Les convocations sont adressées à tous les membres par courrier électronique, au moins quinze jours avant la date de l’assemblée. Les membres n’ayant pas fourni d’adresse électronique se verront adressé une lettre par courrier postal.
La convocation à l’assemblée générale fait également l’objet d’un affichage aux lieux et horaires des activités de l’association.
Il doit être joint à la convocation :
-
l’ordre du jour fixé par le Conseil d’administration;le rapport financier et le rapport moral et d’activité;
-
le rapport financier et le rapport moral et d’activité;
-
une procuration.
8-1.3 Droit de vote
Tous les membres de l’association ont accès à l’assemblée générale.
Ceux ayant réglé leur cotisation plus d’un mois avant la tenue de l’assemblée disposent d’une voix.
Les membres adhérents et bienfaiteurs ayant réglé leur cotisation moins d’un mois avant la date de tenue de l’assemblée générale ont accès à l’assemblée générale avec voix consultative.
Les personnes morales membres de l’association sont représentées par la personne désignée lors de l’adhésion. Les membres de l’association ont la faculté de se faire représenter aux assemblées générales par un autre membre.
8-1.4 Bureau de l’assemblée
L’assemblée désigne les membres du bureau de l’assemblée, à savoir, un président, un ou plusieurs scrutateurs et un secrétaire.
Le président de l’association préside l’assemblée générale.
Les membres du bureau de l’assemblée sont choisis par les membres présents lors de l’assemblée.
8-1.5 Scrutin, tenue et décisions de l’assemblée générale
Il est tenu des procès-verbaux de séances.
Les procès-verbaux sont signés par le président, le secrétaire, et le cas échéant, s’il en existe un le secrétaire adjoint.
Ils sont établis sans blancs, ni ratures, sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l’association.
L’assemblée générale ne délibère valablement que si les membres participants au vote ou représentés, représentent au moins un dixième des membres de l’association. Si ce quorum n’est pas atteint, dans un délai de quinze jours, il sera procédé à la convocation d’une deuxième assemblée, appelée à statuer sur le même ordre du jour, pour laquelle aucun quorum ne sera requis.
Les décisions sont prises à la majorité des membres participants et représentés.
8-2. Assemblée générale extraordinaire
Conformément aux statuts, l’assemblée générale extraordinaire notamment appelée à statuer sur les modifications statutaires, et sur la dissolution de l’association doit se composer de la moitié au moins des membres sur première convocation.
Si cette proportion n’est pas atteinte, l’assemblée est convoquée de nouveau, mais à quinze jours au moins d’intervalle, et cette fois, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre de membres participants ou représentés.
Dans tous les cas les décisions ne seront prises qu’à la majorité des deux tiers des membres participants ou représentés.
Titre IV. – Moyens d’action
Article 9. – Groupes de travail
Les groupes de travail sont des groupes de personnes membres ou non de l’association, ayant pour fonction d’assurer la mise en oeuvre et le suivi de certaines tâches.
Chaque groupe de travail est mené par un directeur membre ou non de l’association et élu par le conseil d’administration.
Toute personne membre ou non de l’association peut se voir confier par le conseil d’administration l’animation et le pilotage d’un groupe de travail ou de réflexion sur un sujet ou un thème relatif aux activités de l’association.
Il s’engage à :
- assurer la mise en œuvre des tâches qui incombent au groupe de travail ;
- garantir la bonne utilisation du budget confié au groupe par le conseil d’administration ;
- rendre compte au moins une fois tout les six mois de l’état d’avancement des travaux du groupe au sein de la lettre d’information.
Les groupes de travail peuvent se voir confier par le conseil d’administration la charge de préparer puis d’exécuter un budget permettant le financement de leurs activités.
Chaque groupe de travail doit faire l’objet d’une charte écrite et conservée au siège de l’association. Cette charte doit être approuvée par le conseil d’administration.